Rozliczanie projektów unijnych

Mimo że proces pozyskania dofinansowania jest często bardzo żmudny i przysparza Wnioskodawcy wielu problemów, uzyskanie pozytywnej decyzji o dofinansowaniu nie stanowi nawet połowy sukcesu. Dużo większe wyzwanie stanowi skutecznie rozliczenie dofinansowanego projektu. Poprzez słowo „skuteczne” należy rozumieć nie tylko rozliczenie bez utraty części/całości dofinansowania, ale również m. in.:

- zapewnienie płynności finansowej Wnioskodawcy i Partnerów w ramach projektu przez cały okres realizacji projektu (tj. odpowiednie zaplanowanie zaliczek),

- uzyskanie zakładanych celów i wskaźników, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, odpowiednio wczesne reagowanie i ich zmiana za aprobatą Instytucji Pośredniczącej/Zarządzającej,

- prowadzenie dokumentacji projektowej w sposób, który nie spowoduje problemów podczas ewentualnych kontroli na miejscu projektu prowadzonych przez organy administracyjne.

Pomocne w skutecznym rozliczeniu projektu jest odpowiednie zaplanowanie procesów zarządzania już na etapie opracowania dokumentacji aplikacyjnej. Ustalenie zakresu obowiązków dla poszczególnych zespołu projektowego oraz zewnętrznego podmiotu już na tym etapie pozwala szybciej rozpocząć realizację projektu. Szanse na skuteczne rozliczenie zwiększa również zaangażowanie tych samych osób/podmiotów, które brały udział w opracowaniu dokumentacji aplikacyjnej. Z doświadczenia wiemy już, że „nasze” projekty rozlicza się dużo łatwiej niż projekty, dla których wnioski przygotowywały obce nam podmioty/osoby. Istotne jest, by część procesów zarządzania zawsze pozostawić dla przedstawiciela Wnioskodawcy, ponieważ pełne podwykonawstwo mocno ogranicza kontrolę rezultatów projektu przez Beneficjenta.

                Nasza firma oferuje różne pakiety w zakresie rozliczania projektów:

1/ Pakiet audytorski (ograniczony do audytu dokumentów planowanych do złożenia w ramach kolejnych wniosków o płatność pod kątem obowiązujących wytycznych oraz dokumentacji aplikacyjnej; pakiet obejmuje również obecność naszego przedstawiciela podczas kontroli ze strony organów administracyjnych, a także wizytacje w zakresie kontroli prowadzonej dokumentacji sprawozdawczej),

2/ Pakiet optymalny (uwzględniający usługę zarządzania finansowego, tj. obsługa projektu w systemie SL2014, przygotowywanie wniosków o płatność i wniosków sprawozdawczych, opisywanie dokumentów księgowych, przygotowywanie i aktualizacja harmonogramów, propozycji zmian budżetowych oraz zmian projektu wymagających aneksu lub zgody Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej)

3/ Pakiet pełny (uwzględniający pełny zakres usługi zarządzania projektem, tj. wszystkie działania z pakietu optymalnego, a także realizację planu informacji i promocji, obsługę prawną, w tym zamówień publicznych, obsługę księgową w zakresie uzupełniającym do istniejącej obsługi u klienta, a także nadzór nad działaniami merytorycznymi).

                W zależności od typu projektu, momentu jego wdrażania, a także wymogów klienta, zapewniamy udział naszego przedstawiciela/przedstawicieli na cyklicznych spotkaniach (co tydzień/co 2 tygodnie/co miesiąc/na wezwanie klienta) w siedzibie Wnioskodawcy, w tym naradach budowlanych z udziałem inspektora nadzoru oraz przedstawicieli wykonawców i inwestora.